Когато една фирма загуби обществена поръчка, първото обяснение, което си казва, е почти винаги едно и също: „дадоха я на по-евтиния” или „било е нагласено”. Анализът на реалните доклади на комисиите обаче рисува съвсем различна картина. Прочетени дума по дума — със специализиран езиков модел, който чете цели протоколи на български — стотици комисийни решения показват, че най-честата причина една сериозна фирма да отпадне не е цената, а документ.
Този материал стъпва върху пълните данни за участието на девет активни фирми в Електронната платформа за обществени поръчки — общо над 7 100 оферти за около три години — и върху автоматичен прочит на стотици техни комисийни доклади. Имената не се споменават; интересни са моделите по браншове, не конкретните дружества.
Първо — за успеваемостта, честно
Лесно е да се подведеш по една цифра. Ако вземеш само поръчките с ясен изход, някои от тези фирми изглеждат феноменални — две от тях, и двете в медицинското и лабораторното оборудване, печелят около 70% от решените поръчки. Но това е подвеждащо число.
Разликата идва от това, че за голяма част от поръчките просто няма публикувани данни кой е спечелил. Затова държим на двата знаменателя едновременно. На единия полюс — специалистите с двуцифрена успеваемост дори спрямо всички оферти. На другия — строителна фирма, подала 2 644 оферти (повече от една на ден) и спечелила едва 1%. Между тях е целият спектър на българския пазар.
Двете вселени на загубата
Най-силният извод от прочита на докладите е, че причините за загуба се групират по бранш — изненадващо чисто. Има две вселени, и фирмата трябва да знае в коя живее.
Вселена едно — документите. При строителните и специализираните фирми абсолютно доминираща причина за отпадане е нередовна или липсваща документация. При една строителна фирма този тип причина стои зад почти шест от всеки десет анализирани загуби. Формулировките от докладите са почти болезнено дребнави: непопълнени национални бази данни в ЕЕДОП; липсващи удостоверения за опит на техническия ръководител и контролиращия качеството; аритметични грешки в количествено-стойностните сметки; непредставен превод на спецификацията; срок на доставка в работни вместо в изискваните календарни дни. Нито една причина не е за пари — всяка е за изрядност.
Вселена две — цената. При търговците на стоки и енергия картината се обръща. Тук доминираща причина е „необосновано ниска цена” — фирмата е предложила толкова ниско, че попада в задължителната проверка по чл. 72 от ЗОП. При един търговец този мотив стои зад почти половината загуби. Това са пазари — горива, консумативи, ваучери за храна — където предметът е стандартизиран и битката е изцяло ценова. В един доклад тримата участници бяха предложили идентична цена и победителят беше определен с жребий.
Анатомия на една дисквалификация
Ако обединим всички причини, изпъква едно разграничение: разликата между да загубиш и да бъдеш отстранен. Да загубиш значи офертата ти е оценена и класирана по-назад — честна загуба. Да бъдеш отстранен значи изобщо не е стигнала до оценка.
При една строителна фирма близо четири от всеки десет провала са защото нещо в папката не е било наред. При търговец на стоки — едва 2%: той почти никога не отпада формално, винаги стига до оценка, и губи (когато губи) честно, на цена. Разликата отразява сложността на документацията по бранш.
Портрети по бранш
Строителят на обем. Подава всичко — пътища, покриви, ремонти. Хиляди оферти, процентна успеваемост. Губи рядко на цена и почти винаги на документ. Парадоксът му: работи усърдно в грешната посока — повече оферти вместо по-изрядни.
Специалистът в регулирана ниша. Медицинско и лабораторно оборудване. Изправя се срещу най-силната конкуренция — средно осем съперника на поръчка — и пак печели мнозинството решени. Когато губи, причината е техническа тънкост: невалидни оторизационни писма, каталог „не по изисквания начин”.
Доставчикът на ИТ техника. Балансиран профил. Характерните му загуби са конкретни: „липсват производител, марка и модел”; „не е представен превод на спецификацията”.
Търговецът на стандартна стока. Горива, тонери. Среща конкуренция в практически всяка поръчка. Губи честно, на цена, и често попада в проверката за необосновано ниска цена.
Тихите поръчки и силата на конкуренцията
Данните позволяват поглед към нещо, което рядко се обсъжда — колко „тихи” са някои поръчки.
Поръчка с един участник не е непременно нарушение, но висок дял заслужава внимание: или предметът е дефиниран твърде тясно, или другите са решили, че няма смисъл. Обратното е поучително: най-силната фирма печели мнозинството поръчки въпреки че среща средно осем съперника. Това е истинска пазарна сила — победата при пълна зала е по-ценна от победата в празна стая.
Изненада: данните за победителите лъжат по-често, отколкото очаквахме
Прочитът разкри нещо методологически важно. Когато сравнихме официално публикуваните данни за договорите с това, което пише в докладите, се появиха масови разминавания. В десетки случаи официалната справка отчиташе фирмата като „незпечелила”, а докладът ясно я класираше на първо място.
Обяснението почти винаги е едно: обособените позиции. Една поръчка често се дели на няколко позиции; фирма може да спечели едната и да загуби другите. Публичните справки лесно „залепват” грешния победител към цялата поръчка. Изводът: не вярвай сляпо на агрегираните справки — истината е в доклада. А за бизнеса: собственото му досие на спечелени и загубени поръчки в публичните регистри може да е по-неточно, отколкото предполага.
Какво всъщност отличава печелившите
Първо, изрядност преди всичко. В свят, в който мнозинството загуби идват от документи, печели този, чиято оферта не отпада на формално основание. Една вътрешна проверка „по списък” преди всяко подаване би спасила огромна част от загубите.
Второ, специализация вместо обем. Фирмите с висока успеваемост не подават най-много оферти — подават най-прицелените. Повече участия не значи повече печалби; значи повече разход.
Трето, познаване на собствения пазар. На ценовия пазар влизат с реална, защитима цена. На документалния — с безупречна папка. И не пилеят ресурс в чужди ниши.
Поуките за бизнеса
- Документът решава по-често от цената. Преди да оптимизираш цената до стотинка, увери се, че папката ти няма да те отстрани преди оценката.
- Знай дали си на „ценови” или „документален” пазар. Стандартна стока → ценова битка (с готова обосновка). Строителство/сложна услуга → документална битка.
- Брой печалби, не оферти. Двеста безупречни оферти бият две хиляди прибързани.
- Не се заблуждавай от „първото място” и от собственото си досие. Подреждането при отварянето почти не предсказва крайния резултат, а публичните справки грешат — особено при поръчки с няколко позиции.
Ако най-честата причина за загуба беше цената или връзките, малката фирма би била безсилна. Но когато причината е документ — тя е изцяло в нейни ръце. По-често от всичко друго печели не най-евтиният и не най-уреденият, а най-изрядният.
Точно това стои зад нашия анализ на конкуренти и история и проверката изисквания ↔ документи.
— Анализ върху отворени данни от ЕОП и автоматичен прочит на комисийни доклади.
